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  • 36氪领读 | 全球千万人正在使用的个人事务管理系统,解放时间才是真富有

    时间:2020-07-14 09:04:24  来源:  作者:

    文 | 大写的向日葵

    每个人每天都有24小时,如何分配便决定了每个人的不同。《每周工作四小时》里面说:能解放自己的时间的人才是真正的富有。所以如何高效的管理时间,是值得花心思来学习的。

    今天给大家推荐一本好用可操作的工具书《搞定》,搞定(GTD)是作者创造的综合管理系统,因对生活和工作规划有着显著效率提升而风靡全球。

    本书一共分为三个部分,第一部分“搞定:通向从容之道”起到了提纲挈领的作用,讲述了提出这套系统的背景,以及它的五大步骤:1)收集,2)理清,3)整理,4)回顾,5)行动。通过这五大步骤,以此达到清空大脑、每件事都有着落的目的。这样我们就不用时刻惦记着各类事项,节约了时间和精力。

    第二部分“远离压力,提高效率”,详细介绍了五大步骤的含义以及操作方法。

    第三部分“三个关键原则”强调了五大步骤执行过程中需要注意的地方 -- 1)养成收集的习惯;2)确定下一步行动;3)学会关注结果。

    书中干货很多,适合大众且容易操作。其中有三点让我印象很深刻。

    两分钟决定法则

    每次有一个新任务的时候,我们根据此法则来快速判断,是当场解决任务,还是删除或者放入分类的文件夹。

    制定清单,明确行动

    为了激发读者的创造性思维,作者分享了他本人使用多年的核查清单题目列表:

    ?工作责任范畴(工作的职责范围)

    ?运动疗法(肌肉抗阻训练计划)

    ?旅行核查清单(旅行前要检查和完成的事情)

    ?每周回顾(在每周回顾中要检查和更新的事情)

    ?培训计划的组成要素(当推出某个培训新课程时,一切需要处理的情况,从前期到后期)

    ?关键客户

    ?要保持联系的人(所有你想联系的圈内人)

    ?年终活动(这一时期的所有总结活动)

    每个人会先根据清单,列出自己需要做的事情,然后开始分类。待办事宜分类有多种方式。比如,按需要完成的时间;按情景分类:在家,办公室,外出等;按手边的器材分类:手机,电脑等。举个例子,你打算给某个好久不联系的朋友打个电话,就合适在家(而非外出)且手机在附近时实施。

    分类之后,我们一定要列出具体的下一步行动。注意,列出来的不是原材料,而是行动。比如你要修车,不能记录“修车”,而应写下“在网上搜集修车信息,选好后给修车厂打电话预约”这类不需要额外思考,可立即执行的动作。

    总结与回顾

    在行动清单确定后,我们要定期地回顾执行情况,以保证系统能持续更新。工作上,每周五最后的两个小时可用来反思这周系统的表现,并收集和整理下一周的任务。

    有时候我们不是能力出了问题,而是想得太多,担心结果,导致过多的精力被消耗在无用的地方。运用GTD系统,会让我们停止消极的想象力,从而能专注于焦点领域。

    看完这本书后,我发现自己很多观念和作者不谋而合。书中提到的一些想法,我目前也有用到平时的规划中。

    目标与规划

    我喜欢设待办事项,并分成了1)需要最近完成的,2)可以等待的,以及3)长期的想法等。等待清单主要是生活上不着急完成的事情,这类事我选择闲暇时做。另外,我经常记分类笔记,并在手机和电脑间同步。

    在长期和短期规划方面,我会先设置一些目标(类似于作者提到的根据清单列待办事宜)。然后据此制定时间维度的可量化行动,定期审查自己的完成度和执行新任务。时间维度从长期(5-10年),中期(3-5年),短期(季度),超短期(周)不等。

    比如这个季度,目标之一是写作。可量化的任务就制定为每月至少写两篇文章,类型不限(工作项目总结/生活随笔/读后感)。每周日晚上,我会定下周的目标,涉及到具体的要读哪本书,上哪门网课等。这些不同时间维度的目标,贯穿起来,又和我自己的长期目标(提升自己的表达和沟通能力)相吻合。作者也提到,“最难做的事就是把远大的理想融入平凡的日常活动中去。但其实二者在思维层面上的要求是相同的”。

    不积跬步,无以至千里,不积小流,无以成江海。我们要做的是现在就列出目标,确定清单,然后利用GTD这套系统,帮助自己达成想法。

    日程管理

    我还有个生活日历,上面既有定期行为(家务/冥想),也有一次性活动(朋友约定/看演出)。定期行为因为有日历提醒,我变得更加自律,减少了因为惰性而拖延的可能性。而一次性活动,因为有日历帮我记着,我就不需要把它们一直装在脑子里。

    在工作中,我把手机静音,放在目不能及的地方来减少干扰。还有,我采纳了几个常见的提升效率的建议:1)发掘一天之中最高效的时间,然后把那段时间的日历定下来,只专注于自己认为优先级最高的事情,不接受与他人的会议;2)每天固定2-3个时间来查阅和回复邮件;3)每周五下班之前抽出时间来回顾这一周的表现。

    这些方法,让我在日常的工作生活中处理事情更加得心应手,有条不紊。

    结语

    好的知识是需要跟人分享的。同别人交流你从书中获得的知识和实践经验,不仅会帮助了别人,也可以给自己带来新的启发,是一种很快的学习方法。所以我整理了此篇读后感,希望可以让更多的人受益。另外,好书要多读,才把知识变成自己的。作者也提倡读者3-6个月后再回顾本书的内容。到时读者肯定会发现很多第一次阅读时漏掉的东西。

    时间不是海绵,挤一挤不一定有用。如果你也有过时间不够的烦恼,强烈建议开始使用这套系统。运用GTD,提升工作生活效率会对节约时间更有效。

    书评作者

    大写的向日葵,时隔十年又拾起写作爱好的数据科学从业者。重新(从心)出发,写出我心,向阳而生。希望通过阅读为自己汲取营养,通过写作给大家分享感悟。公众号“大写的向日葵”,不定期分享,期待与你的交流。

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